1 Beispiel Nachrichten an Pilot-Teilnehmende

  • Vorab-Informationsnachricht an neue Nutzende vor dem Go-Live

    • Versand etwa 3-5 Werktage vor Go-Live

  • Go-Live Informations-Nachricht mit Zugangsinfos zu Nextcloud

    • Versand am Tag des Go-Lives

1.1 Vorab-Informationsnachricht an neue Nutzende vor dem Go-Live

Liebe Mitarbeitende,

wie Sie schon über Ihre Referatsleitung erfahren haben, steht Ihnen ab Donnerstag, den XXX, die neue Kollaborationsplattform Nextcloud zur Verfügung. Damit sind Sie die erste Abteilung im XXX, die Nextcloud nutzt und wertvolle Erfahrungen für die spätere Einführung im gesamten Haus sammeln kann. Ihre Rückmeldungen helfen uns, die Unterstützungsmöglichkeiten und Nutzungserfahrungen weiter zu verbessern.

Was bietet Ihnen Nextcloud?

Nextcloud ist eine Open-Source-Zusammenarbeitsplattform für die Speicherung, Verwaltung und Freigabe von Dateien. Sie ermöglicht zudem unter anderem:

✔ Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit

✔ Integrierte Anwendungen, die die Zusammenarbeit in Referaten und Arbeitsgruppen erleichtern, z. B. Erstellung, Ablage und gemeinsame Bearbeitung von Notizen mit der Anwendung Kollektive als Alternative zu OneNote

So geht es weiter:

  1. XXX: Sie erhalten eine E-Mail mit Ihrem Nextcloud-Zugang und Informationen zu weiteren Unterstützungs- und Feedbackmöglichkeiten.
  2. Ab diesem Zeitpunkt können Sie Nextcloud nutzen und sich dort gemeinsam mit Ihrem Referat und Ihren Kolleginnen und Kollegen organisieren.
  3. Am XXX & XXX um XXX Uhr findet jeweils eine Auftaktveranstaltung per Videokonferenz statt, in der die ersten Schritte mit dem Tool vorgestellt werden und Sie Fragen stellen können. Es handelt sich hierbei um ein zusätzliches Angebot für den Einstieg. Die beiden Terminoptionen werden noch heute als Kalendereintrag an Sie versendet. Ihre Teilnahme ist selbstverständlich freiwillig.

Erste Informationen sind bereits verfügbar:

Wenn Sie sich schon vorab mit Nextcloud vertraut machen möchten, finden Sie [hier] kurze Erklärvideos zu den Funktionen und eine **Unterlage mit ersten wesentlichen Informationen **im Anhang.

Bei weiteren Fragen zur Nutzung oder Einführung von Nextcloud stehe ich Ihnen sehr gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns sehr, Ihnen aus Abteilung XXX des XXX die Nextcloud vorzeitig zur Verfügung zu stellen und die neuen Möglichkeiten zur Zusammenarbeit in der Landesverwaltung gemeinsam zu erproben.   

Mit freundlichen Grüßen

1.2 Go-Live Informations-Nachricht mit Zugangsinfos zu Nextcloud am Tag des Go-Lives:

Liebe Mitarbeitende der Abteilung XXX,

wie angekündigt, ist Ihre Nextcloud nun einsatzbereit! Sie können sich ab sofort über folgenden Link mit Ihren Windows-Anmeldedaten (vorname.nachname) anmelden:

**➡️ **[Nextcloud Login]

Erste Schritte & Unterstützung

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, werden verschiedene Unterstützungsangebote zur Verfügung gestellt:

  1. Kurzvideos – Zeigen die wichtigsten Funktionen anschaulich und helfen Ihnen, sich schnell zurechtzufinden.
  2. Nutzungshinweise (erste Fassung) – Erläutern, was mit Nextcloud möglich ist, wo die Grenzen liegen und welche Bereiche der Nextcloud es gibt.
  3. Handout zur Zusammenarbeit – Bietet praxisnahe Tipps und Anleitungen zur gemeinsamen Nutzung von Nextcloud. Die erste Version folgt im Laufe der nächsten Woche.
  4. FAQs – Beantworten häufige Fragen. Die erste Sammlung wird ab nächster Woche im [Intranet Link] bereitgestellt.
  5. Auftaktveranstaltungen am XXX & XXX um XXX Uhr – Als Pilotnutzende erhalten Sie in dieser Veranstaltung eine Einführung sowie die Möglichkeit, offene Fragen zu klären. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

Ansprechpersonen

Technische Probleme? → Bitte wenden Sie sich an die IT-Unterstützung [E-Mail-Adresse hier].

Fragen zur Einführung oder Nutzung von Nextcloud? → Hierzu bin ich Ihre erste Ansprechperson und unterstütze Sie gern [Kontaktperson-E-Mail hier]!

Feedback zu Nextcloud

Ihr Feedback während der Pilotphase ist besonders wertvoll, um unsere Unterstützungsangebote weiter an Ihre Bedarfe anzupassen. Sie erhalten Zeitnah hierfür ein Feedback-Formular – in der Zwischenzeit können Sie jederzeit Fragen oder Anmerkungen über diesen Nextcloud Formular [Link] mitteilen.

Wir freuen sehr darauf, mit Ihren Anmerkungen unser Angebot weiterzuentwickeln!!

Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Ausprobieren von Nextcloud und danke Ihnen jetzt schon herzlich für Ihre Teilnahme am Piloten!

Freundliche Grüße

XXX

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