Change Management aufsetzen: Gesamtkonzept
Hier finden Sie ein Beispiel für ein Gesamtkonzept, wie ein Change Management aufgesetzt werden kann, ein Kommunikationskonzept (am Beispiel des Open-Xchange-Rollouts) sowie einen Einführungsprozess im Kontext des Veränderungsmanagements am Beispiel der Einführung von Nextcloud.
Einleitung, Zielsetzung und Rahmenbedingungen des Changemanagements:
Hier kann ein Text zur Einleitung des Gesamtprojektes stehen, welches das Projekt im Kontext der Verwaltung bzw. vorhandenen System einordnet.
Projektüberblick:
Hier steigen wird in das Projekt ein, die durch das Changemanagement begleitet werden soll. Wichtigster Punkt in diesem Abschnitt ist das Ziel des Gesamtprojekts darzustellen.
Ziel des Changemanagement-Konzeptes:
Das vorliegende Konzept dient als Nachschlagewerk und Leitfaden für das Changemanagement im Projekt XXX und bündelt dabei Maßnahmen und bereits gesammelte Erfahrungen aus dem Projekt. Der Fokus liegt auf der Begleitung fokussierter Zielgruppen im Veränderungsprozess und der Stärkung ihrer Veränderungsbereitschaft.
Es wird auf die Grundsätze von Changemanagement im Rahmen des Projekts eingegangen. Zum Beispiel, die nachgelagerte Grafik zeigt einen Ausschnitt aus einer beispielhafter „Changestory“. Dabei werden nachfolgende Leitfragen fokussiert:
- Ausgangslage - Wo kommen wir her?
- Veränderung - Was wird anders sein?
- Projektziele - Wo möchten wir hin?
- Unser Mehrwert
Abbildung 1: Beispielhafter Auszug aus einer „Changestory“
Scope zu betrachtende Stakeholder:
Hier werden die zu betrachtende Stakeholder definiert und deren Sichtweise / Interessen zusammengefasst.
Beschreibung der Stakeholderanalyse sowie Ablage der Dokumentation werden hier auch festgehalten.
Erfolgsfaktoren für Veränderungsprozesse:
Grundsätzlich gibt es einige Faktoren für erfolgreich umgesetzte Veränderungsprozesse, die sich in der Praxis bewährt haben und auch dem Projekt XXX als Leitlinie dienen:
- Zielsetzung für das Vorhaben
Eine verständlich formulierte und überzeugende Zieldefinition bildet die Basis für jeden Veränderungsprozess und gibt Orientierung für betroffene Mitarbeitende. - Frühzeitige und transparente Kommunikation
Ein offener Informationsfluss reduziert Unsicherheiten, hilft beim Erwartungsmanagement und stärkt die Akzeptanz gegenüber dem Veränderungsvorhaben. - Einbindung der Betroffenen
Die aktive Einbindung der Betroffenen erhöht die Identifikation mit dem Veränderungsprozess und fördert Vertrauen (beispielsweise in Form von Workshops oder Informationsformaten). - Qualifizierung und Befähigung
Schulungen und begleitende Unterstützungsangebote stellen sicher, dass Mitarbeitende neue Prozesse und Technologien kompetent anwenden können. - Einbindung der Führungsebene
Veränderungen können nur dann glaubwürdig kommuniziert und wirksam umgesetzt werden, wenn die Führungskräfte diese sichtbar unterstützen und vorleben. - Verfügbarkeit von Ressourcen
Technische, personelle und finanzielle Ressourcen sind notwendig, um Maßnahmen nicht nur zu starten, sondern auch nachhaltig umzusetzen. - Kontinuierliches Feedback und Anpassung
Etablierte Feedbackkanäle ermöglichen eine bedarfsgerechte Steuerung und laufende Optimierung der Maßnahmen. - Kultur und Haltung
Eine offene, lernbereite Unternehmenskultur, die Veränderungen als Chance versteht, ist ein zentraler Treiber für erfolgreichen Wandel.
Diese übergeordneten Erfolgsfaktoren bilden die Grundlage für das Changemanagement-Konzept im Projekt XXX und finden sich in der Planung und Umsetzung der konkreten Maßnahmen wieder.
Interviews mit der Benutzervertretung:
Zur Erfassung eines Stimmungsbildes und Erarbeitung von Changemanagement-Maßnahmen wurden Interviews mit den Benutzervertretenden (Fachlichkeit) geplant. Dabei wurden semi-strukturierte Interviews im Rahmen von Online-Terminen durchgeführt, die auf einem vorformulierten Leitfaden basierten. Die Interviews bildeten den Auftakt für die IST-Analyse im Changemanagement und dienen u.a. als Grundlage zur Ableitung von Maßnahmen für das Changemanagement-Konzept.
Der Interviewleitfaden umfasste dabei vier Schwerpunktthemen:
- Zusammenarbeit mit dem Projektteam
- Stimmung / Akzeptanz der Sachbearbeitenden im Ministerium
- Rolle der Führungskraft
- Weiteres Vorgehen
Die detaillierten Ergebnisse und Auswertungen sind [wenn gewünscht kann hier eine Verlinkung eingepflegt werden] einsehbar.
Changemanagement-Maßnahmen
Die nachfolgend beschriebenen Maßnahmen differenzieren sich nach den Fokus-Stakeholdergruppen
- Mitarbeitende
- Träger
und zielen darauf ab, den Veränderungsprozess bestmöglich umzusetzen. Dabei umfassen die Maßnahmen die Themen Beteiligung, Kommunikation, Support, Qualifizierung und Führung.
Maßnahmen für Mitarbeitenden
Fachliche Beteiligung:
Die Mitarbeitenden werden aus fachlicher Perspektive im Rahmen von regelmäßigen Anforderungsworkshops aktiv in den Veränderungsprozess eingebunden. Diese Workshops dienen dazu, die fachlichen Bedürfnisse der Sachbearbeitenden zu erfassen und sicherzustellen, dass die über die Nextcloud bereitgestellte Lösung bestmöglich auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden abgestimmt sind. Durch die Beteiligung im Rahmen von Anforderungsworkshops haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, den Veränderungsprozess aktiv mitzugestalten und ihre Erfahrungen und Expertise einzubringen.
Stärkung der Kommunikation:
Darüber hinaus soll der Informationsfluss zu den Mitarbeitenden gestärkt werden, indem das Projekt regelmäßig über Projektentwicklungen, Meilensteine und Erfolge informiert und die Nutzergruppe zu Beteiligten macht.
Newsletter:
Ein digitaler Newsletter soll dazu beitragen****, die Transparenz über die Projektentwicklung und Projektfortschritte zu erhöhen. Der Newsletter wurde erstmalig nach dem Lenkungsausschuss im XXX verschickt und soll laufend quartalsweise erscheinen. Themen für den Newsletter können Projekterfolge / wichtigste Meilensteine, Ankündigen für Schulungen, Tipps zum Umgang mit der Nextcloud oder „Erfolgsstories“ aus dem Kreis der Nutzenden sein. Der erste Newsletter ist in der Nextcloud dokumentiert und über nachfolgenden [Link] einsehbar.
Townhall-Veranstaltung:
Darüber hinaus soll eine Townhall-Veranstaltung initiiert werden. Es handelt sich dabei um eine projektübergreifende Informationsveranstaltung...
Steuerung der Kommunikation (Benutzervertretung):
Eine gezielte Steuerung der Kommunikation wichtig, um eine Überlastung der Benutzervertretenden (Fachlichkeit) zu verhindern. Diese Vorgehensweise vermeidet redundante Nachfragen und stellt sicher, dass die Benutzervertretenden möglichst ressourcenschonend eingebunden werden. Außerdem bewirkt die Maßnahme, dass die Zufriedenheit und Motivation zur Mitarbeit am Projekt auch langfristig erhalten bleibt.
Begleitung der Sachbearbeitenden:
Während der Entwicklungs- und Einführungsphase soll der Support und die Begleitung der betroffenen Sachbearbeitenden sichergestellt werden.
Sprechstunden (Questions & Answers)
Hier kann Beispielsweise den Ablauf und Planung der Sprechstunden inkl. Ansprechpartner stehen.
FAQ-Plattform
Während des Rollouts soll eine FAQ-Plattform in der Nextcloud erstellt werden. Diese bündelt häufig gestellte Fragen und deren Antworten an einem zentralen Ort in der Nextcloud. Sie dient dazu, Informationen schnell und niedrigschwellig zugänglich zu machen und wiederkehrende Fragen eigenständig zu klären. Diese Maßnahme bietet den Mitarbeitenden aus dem Ministerium eine gute Orientierung und entlastet dabei das fachliche Rollout-Team.
Zentrale Ansprechpersonen
Für die Einreichung von konkreten Fragestellungen sollte ein Helpdesk (beispielsweise in Form eines Funktionspostfaches) eingerichtet werden, um Support zu leisten.
Entwicklung eines Schulungskonzeptes
Im Rahmen der durchgeführten Interviews mit den Benutzervertretenden wurde deutlich, dass die Konzeption und Durchführung von Schulungen essenziell und ein maßgeblicher Erfolgsfaktor für die erfolgreichhe Umsetzung des Projektvorrhabens ist. Das Schulungskonzept sollte dabei folgende Aspekte berücksichtigen:
Bedarfsorientierte Schulungen
Zunächst soll der Rahmen der Schulungen ermittelt werden. Dazu gehören Teilnehmeranzahl, Inhalte, Durchführungszeitpunkt und Schulungsort. Die Schulungen sollen niedrigschwellig und praxisnah gestaltet sein, beispielsweise vor Ort, um den Sachbearbeitenden einen einfachen Zugang und eine direkte Unterstützung zu ermöglichen oder im Rahmen einer online-Veranstaltung, um eine hohe Teilnehmeranzahl zu erzielen.
Selbstlernmaterialien
Im Rahmen des Schulungskonzeptes soll außerdem geprüft werden, in welchem Umfang selbstlernende Module (beispielsweise Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder Video-Tutorials) einsetzbar sind, da diese zeit- und ortsunabängig abrufbar sind.
Train-the-Trainer
Darüber hinaus soll der Ansatz berücksichtigt werden, Multiplikatoren innerhalb der Fachabteilungen zu ermitteln. Ziel ist es, dass die Mitarbeitenden kurzfristige Unterstützung vor Ort erhalten.
Erfolgsmessung
Teilnahmequoten und Feedback der Teilnehmenden sollen anschließend evaluiert werden, um die Schulungsmaßnahmen anzupassen und zu verbessern.
Einbindung der Führungskräfte als Multiplikatoren
Führungskräfte sollten Befürworter des Projektes sein und das Vorhaben aktiv unterstützen, daher sollten die Abteilungsleitungen stärker in das Projekt involviert werden.
Informationsformate & Management Attention
Zu Erreichung von Management Attention wurden Austauschtermine mit den Abteilungsleitungen initiiert und die Zusammenarbeit gestärkt. Folgende Inhalte wurden transportiert:
- Informationstransfer und Ziele des Projektes
- Einbindung stärken und für das Projekt begeistern
- Zusätzliche Ressourcen für die beteiligten Mitarbeitenden erwirken
- Erwartungshaltung: Wünschenswert, dass Dezernatsleitungen in Dezernatsrunden aktiv über das Projekt informieren und während der Einführung die Mitarbeitenden aktiv unterstützen
Im gemeinsamen Austausch wurden gemeinsam mit den Abteilungsleitungen weitere Maßnahmen entwickelt:
- Teilnahme der Abteilungsleitungen am Lenkungsauschuss
- Engere Kommunikation zwischen Projektteam und Abteilungsleitungen
- Bereitstellung einer Ansprechpartnerliste je Themengebiet zur Verbesserung der Kommunikation und Zuständigkeit
Übergreifende Kommunikations- und Formateplanung:
Im Rahmen des Projektes wurde ein Kommunikations- und Formateplan erstellt. Damit wird das Ziel verfolgt, den Überblick über anstehende Formate zu behalten und alle relevanten Stakeholder zur richtigen Zeit mit den relevanten Informationen über geeignete Kommunikationskanäle zu versorgen. Dabei ist die Übersicht in drei Gruppen geclustert:
Projektteam
Es handelt sich um die interne Kommunikation und Formate innerhalb des Projektteams
Zielabteilung
Diese Kategorie betrifft die Zusammenarbeit mit dem Zielabteilung
Stakeholderdialoge
Dies umfasst die relevanten Stakeholder.
Der Kommunikations- und Formateplan ist [hier] aufrufbar und wird regelmäßig aktualisiert.
Fazit und Ausblick
Das Changemanagement-Konzept für das Projekt dient als Nachschlagewerk, um das Digitalisierungsprojekt erfolgreich zu begleiten. Die Maßnahmen für die Fokus-Stakeholder sind darauf ausgelegt, Informationen zu vermitteln, Akzeptanz zu schaffen und die anschließende nachhaltige Nutzung sicherzustellen.
Ein wichtiger Erfolgsfaktor für die weitere Entwicklung des Projekts ist die Erhebung und Nutzung von Feedback. Zukünftig sollen regelmäßige Feedbackschleifen etabliert werden, um die Nutzererfahrungen einzubeziehen und die Lösung sowie begleitende Maßnahmen zu verbessern. Dies umfasst:
- Nutzerbefragungen, Interviews und/oder ggf. Retrospektiven
- Feedbackrunden nach Beteiligungsformaten (beispielsweise Anforderungsworkshops oder Schulungen)
Das Changemanagement wird nicht als einmalige Aufgabe, sondern als fortlaufender Prozess verstanden, der zur Akzeptanz und Nutzerzufriedenheit beitragen soll.
Herausgeber: Land Schleswig-Holstein, Düsternbrooker Weg 104, 24105 Kiel
Autor: Dataport Anstalt öffentlichen Rechts, Altenholzer Straße 10-14, 24161 Altenholz