Change & Community
Veränderungsmanagement als zentraler Baustein einer Migration
Die Transformation hin zu Open Source und Digital Souveränen Arbeitsplätzen ist sowohl eine** technische** als auch – und vor allem – eine kulturelle Herausforderung und erfordert einen umfassenden Organisationswandel.
Die Erfahrungen aus dem Open-Source-Migrationsprojekt in Schleswig-Holstein zeigen, dass knapp die Hälfte des Aufwands auf Change-Management und Begleitung der Veränderung entfallen, während die andere Hälfte** auf die technische Migration** selbst verwendet werden müssen. Bei der Migration des E-Mail-Systems zu Open Exchange zeigte sich beispielsweise folgende Aufwandsverteilung:
- 20 % des Aufwands entfielen auf den technischen Aufbau des Systems.
- 40 % wurden für den eigentlichen Migrationsprozess benötigt, einschließlich Datenübertragung, Kompatibilitätstests und Fehlerbehebung.
- 40 % flossen in Change-Management, also Kommunikation, Schulungen und Nutzerbegleitung.
Konzepte und Prozesse liefern den Überblick:
Ein strukturierter Ansatz im Change-Management ist entscheidend für den Erfolg. Dazu gehören:
- Transparente Kommunikation: Frühzeitige und kontinuierliche Information aller Beteiligten über Ziele, Fortschritte und Herausforderungen.
- Schulungen und Qualifizierung: Individuelle und zielgruppenspezifische Trainings, um Unsicherheiten abzubauen und Kompetenzen zu stärken.
- Community-Building: Aufbau von Netzwerken und Austauschformaten, um Erfahrungen zu teilen und voneinander zu lernen.
- Feedback-Mechanismen: Regelmäßige Rückmeldungen aus der Organisation aufnehmen und in die weitere Umsetzung einfließen lassen.
Weitere Orientierungshilfen und Referenzen zum Download:
Zusätzlich zu den übergeordneten Konzepten stellen wir hier weitere Vorlagen aus dem Veränderungsmanagement bereit, die nützlich für die interne Organisation des Change-Management-Teams sein können, sowie weitere Hilfestellungen, zum Beispiel Kommunikationsvorlagen für die Informationsdiffusion.
Die Inhalte, die Sie hier finden, sind auf die Gegebenheiten und Bedürfnisse der Landesverwaltung Schleswig-Holstein zugeschnitten. Lassen Sie sich davon inspirieren und passen Sie diese gerne an die Anforderungen Ihrer eigenen Organisation an.
Wichtiger Hinweis: Die hier verlinkten Dateien werden direkt auf Ihr Gerät heruntergeladen. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie den Download wünschen, bevor Sie einen Link anklicken.
1. Nextcloud-Einführung
Zentral für den Erfolg einer Migration ist, dass die Mitarbeitenden das neue Produkt tatsächlich nutzen. Ein professionelles Einführungs- und Veränderungsmanagement kann hier den Unterschied machen: In Schleswig-Holstein wurden alle Migrationsprojekte von einem zentral koordinierten Team aus Changemanager*innen begleitet. Am Beispiel der Nextcloud-Einführung zeigt der Foliensatz, wie das Land diesen Prozess erfolgreich gestaltet hat.
Einführungsprozess: Nextcloud (ODP-Datei herunterladen)
2. Kommunikationskonzept
Ein Kommunikationskonzept sorgt dafür, dass alle Beteiligten frühzeitig und verständlich über die Umstellung auf Open-Source-Produkte informiert werden. Es hilft, Unsicherheiten abzubauen, Fragen zu klären und zeigt klare Ansprechpersonen bei Problemen auf. So wird die Akzeptanz gestärkt und die Einführung der neuen Lösungen kann strukturiert und erfolgreich umgesetzt werden.
Kommunikationskonzepts: Open-Xchange-Rollout (ODP-Datei herunterladen)
3. Konkrete Beispiele: Nachrichten an Pilot-Teilnehmende
Die hier zur Verfügung gestellten Musterbeispiele können die Kommunikation mit Pilotteilnehmenden erleichtern und für einheitliche, klare Informationen sorgen. Sie unterstützen dabei, alle wichtigen Inhalte verständlich und vollständig zu vermitteln, sparen Zeit und helfen, Missverständnisse zu vermeiden. So wird das Vertrauen der Pilotteilnehmenden gestärkt und ein reibungsloser Ablauf des Pilotprojekts gefördert. Die Beispiele dienen als Inspiration für eigene Nachrichten und Kommunikationsabläufe:
a) Vorab-Informationsnachricht an neue Nutzende (vor dem Go-Live)
b) Go-Live-Informationsnachricht mit Zugang zu Nextcloud (am Tag des Go-Lives)
Musterbeispiele: Nachrichten an Pilot-Teilnehmende (ODT-Datei herunterladen)