Migrationsplanung
Migrationsplanung: Strukturierte Vorbereitung für einen reibungslosen Ablauf
Erst wenn die Anforderungen klar definiert und die Ziellösungen ausgewählt sind, kann ein belastbarer Migrationsplan erstellt werden. Dabei gilt es allerdings einen flexiblen Rahmen zu setzen. Der zu Beginn der Migrationen gemachte Plan kann durchaus über den Verlauf der Zeit Veränderungen unterliegen. So kann die beste Planung nicht verhindern, dass neue oder nicht erwartete Ereignisse zu Anpassungen führen.
Praktische Umsetzung in Schleswig-Holstein:
Flexibler Rahmen mit Einzelprojekten
Die Migration wurde im Rahmen eines Gesamtprojektes für den neuen +1-Arbeitsplatz geplant, aber aus einzelnen Teilprojekten zusammengesetzt. Dabei hatte jedes Projekt die Möglichkeit sich im gesetzen Rahmen frei zu bewegen und zu handeln.
Migrationsplanung auf verschiedenen Ebenen:
Die Migration erfolgte stufenweise je nach Organisationsgröße auf Einheit-, Abteilungs- oder Referatsebene.
Bereits während der Anforderungserhebung sollte der direkte Kontakt zu potenziellen Herstellern oder Lieferanten aufgenommen werden, um technische Details und Besonderheiten frühzeitig zu klären. Die Erfahrungen der Hersteller sind bei Open-Source-Lösungen entscheidend. Gerade im Vergabeprozess ist es denkbar, dass alternative Anbietende die gewünschte Lösung zwar günstig anbieten, aber kaum oder keine Erfahrung mit der Lösung besitzen. Die freie Verfügbarkeit der Lösungen birgt hier ein gewisses Risiko, das aktiv gesteuert werden sollte.
Beispiel E-Mail-Migration:
Der Hersteller Open Exchange empfahl aufgrund vorhergegangener Migrationen, maximal 5.000 Konten pro Migrationsschritt zu bearbeiten. Bei 35.000 Konten in der Landesverwaltung musste der Plan entsprechend segmentiert und koordiniert werden.
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Ressourcen und Verantwortlichkeiten:
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Ein 5-köpfiges Migrations-Management-Team war für die Gesamtplanung und -umsetzung verantwortlich.
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Die Aufgaben umfassten:
- Planung der Chargen-Migration (schrittweise Umstellung)
- Abstimmung mit den Behörden (Terminierung, Vorbereitung)
- Koordination des technischen Supports (z. B. Floor Walking)
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Eine transparente Kommunikation bei Verzögerungen und flexible Umplanung waren zentral.
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Pilotieren und Testen: Kontrollierte Erprobung vor dem Go-Live
Bevor die Migration flächendeckend umgesetzt wird, sollte sie in ausgewählten Piloteinheiten erprobt werden. Besonders im Open-Source-Kontext ist diese Phase entscheidend, um:
- technische Machbarkeit zu prüfen
- Nutzendenfeedback einzuholen
- Prozesse zu optimieren und Automatisierungsmöglichkeiten zu identifizieren
Erfahrungen aus Schleswig-Holstein:
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Mehrstufiger Pilotansatz:
- schrittweise Erprobung in realen, aber kontrollierten Umgebungen
- Feedbackschleifen ermöglichten Anpassungen vor dem Go-Live
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Wichtige Aspekte in der Pilotphase:
- engmaschiges Monitoring der Systemperformance (z. B. Serverlast, Antwortzeiten)
- Nutzerfeedback zu Usability und Performanceeinbußen sammeln
- Vermeidung technischer Schuld durch frühzeitige Fehlerbehebung
- enge Einbindung der Change-Manager:innen, um Erfahrungen der Pilotgruppe direkt zu berücksichtigen
Empfehlung:
- Automatisierung des Migrationsplans vorantreiben, um wiederkehrende Aufgaben fehlerfrei zu gestalten
- **Puffer einplanen, **um auf unvorhergesehene Herausforderungen reagieren zu können